Stadgar för GIS i Uppsala län
Stadgar för GIS i Uppsala län
Revidering av stadgar antagna vid föreningsstämma 2025
1§ Namn
Föreningens namn är GIS i Uppsala län.
2§ Säte
Föreningen har sitt säte i Uppsala.
3§ Syfte
Föreningen är ideell och har som syfte att vara en attraktiv mötesplats för aktörer inom geografiska informationssystem, geografisk IT och geodata. Föreningen ska uppmuntra kommunikation och erfarenhetsutbyte mellan medlemmarna.
4§ Medlemskap och medlemsavgifter
Medlemskap i föreningen står öppen för alla organisationer som har verksamhet inom Uppsala län och som vill verka för föreningens syfte. Dessa benämns organisationsmedlemmar. Kommuner, regioner, andra offentliga myndigheter samt företag anses vara organisationer. Fysiska personer kan också bli medlemmar. Dessa betecknas som enskilda medlemmar och har inte rösträtt i föreningen.
Medlemskap fås genom att betala årsavgift. Medlemskap börjar gälla från och med att årsavgift betalats. Årsavgift erläggs för kalenderår. Ny medlem som betalar årsavgift efter 30 september anses vara medlem även påföljande kalenderår.
Uppsägning av medlemskap ska inkomma till föreningen senast 30 november året före utträde. Medlem som trots påminnelse inte har betalat årsavgift anses ha utträtt ur föreningen.
Ansökan om medlemskap ska ställas till styrelsen som beslutar i frågan.
Medlemskap kan beviljas till organisationer utanför Uppsala län om det anses vara i föreningens intresse.
Styrelsen kan besluta att medlem som uppenbart motverkar föreningens syfte eller bryter mot dess stadgar ska uteslutas. Föreningsmötet kan upphäva beslut om uteslutning.
5§ Föreningsmöte
Föreningsmöten utöver årsmöte hålls på den tid och plats som ett föreningsmöte eller styrelsen har beslutat. Ett föreningsmöte är beslutsmässig när minst fem av föreningens organisationsmedlemmar är närvarande.
6§ Årsmöte
Föreningens årsmöte ska hållas innan mars månads utgång varje år på den tid och plats som styrelsen beslutat. Kallelse till årsmöte ska ske senast fyra veckor före mötet på det sätt som styrelsen beslutat.
Varje medlem i föreningen kan skicka motioner till årsmötet. Styrelsen ska ha fått motionerna senast två veckor före årsmötet. Styrelsen ska yttra sig över varje motion.
Årsmötet är beslutsmässigt när det blivit kallat enligt stadgarna och minst fem av föreningens organisationsmedlemmar är närvarande.
Föreningens högsta beslutande organ är årsmötet. Mellan årsmötena är föreningsmötet beslutande organ. Mellan föreningsmötena leds föreningen av en styrelse.
7§ Extra årsmöte
Om styrelsen, revisorerna eller om minst en tredjedel av föreningens organisationsmedlemmar begär det ska extra årsmöte hållas.
Ett extra årsmöte får bara behandla den fråga eller de frågor som är anledningen till att årsmötet hålls.
Kallelse till extra årsmöte ska ske senast två veckor innan mötet öppnas.
Ett extra årsmöte är beslutsmässigt när det blivit kallat enligt stadgarna och minst fem av föreningens organisationsmedlemmar är närvarande.
8§ Rättigheter och beslut vid föreningsmöte
Rösträtt vid föreningsmöte tillkommer varje närvarande organisationsmedlem som erlagt medlemsavgift och som har registrerats som medlem. Yttrande- och förslagsrätt tillkommer varje närvarande medlem, styrelseledamot, revisorerna och valberedningen. Mötesordföranden kan ge yttranderätt till andra närvarande personer.
Varje organisationsmedlem har en röst. Beslut fattas med enkel majoritet, utom i de fall som dessa stadgar anger. Mötesordföranden har utslagsröst vid lika röstetal.
Personval sker med sluten omröstning om någon så begär. Personval sker för ett eller två år. Lottning ska ske vid lika röstetal i fråga om personval.
9§ Ärenden på årsmöte
På ett ordinarie årsmöte ska följande frågor behandlas:
Val av ordförande och sekreterare för årsmötet samt två justerare och rösträknare
Faställande av föredragningslista
Fastställande av röstlängd
Ställningstagande till om årsmötet har kallats enligt stadgarna
Ställningstagande till om årsmötet är beslutsmässigt
Föredragning av verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse för föregående verksamhetsår
Föredragning av revisorernas berättelse
Fastställande av resultaträkning och balansräkning för föregående verksamhetsår
Beslut om styrelsens ansvarsfrihet för föregående verksamhetsår
Beslut om motioner och förslag
Beslut om verksamhetsplan för innevarande verksamhetsår
Beslut om budget för innevarande verksamhetsår
Beslut om antal ledamöter i styrelsen samt deras mandattid
Val av styrelseordförande
Val av övriga ledamöter i styrelsen
Val av två revisorer och en revisorssuppleant
Val av valberedning bestående av minst två personer varav en sammankallande
Eventuella ytterligare val
Beslut om medlemsavgift för organisationsmedlemmar och enskilda medlemmar
Övriga frågor
10§ Styrelse
Styrelsen är föreningens verkställande organ. Mellan föreningsmötena är styrelsen föreningens beslutande organ. Den leder föreningens arbete efter stadgarna och föreningsmötets beslut. Den ska arbeta för att föreningens verksamhet bedrivs i enlighet med föreningens syfte.
Årsmötet väljer styrelseordförande och minst fyra övriga styrelseledamöter. I styrelsen bör det finnas representanter för kommun, statlig myndighet och privat organisation.
Styrelsen är beslutsmässig när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
Kallelse till styrelsemöte ska ske senast en vecka före mötet.
När en styrelseledamot avslutar sin anställning, är tillfälligt tjänstledig eller byter organisation under innevarande mandatperiod har styrelsen till uppgift att avgöra om styrelseuppdraget ska kvarstå eller överlämnas till annan.
Styrelsen utser kassör samt övriga poster vid konstituerande möte.
11§ Firmateckning
Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör var för sig.
12§ Verksamhetsår
Föreningens verksamhetsår utgörs av kalenderår.
13§ Stadgeändring
För ändring av föreningens stadgar krävs beslut av årsmöte med minst två tredjedelars majoritet av samtliga avgivna röster.
14§ Föreningens upplösning
Förslag om föreningens upplösning ska framställas senast tre månader före det möte det ska behandlas. Medlemmarna ska beredas möjlighet att yttra sig över förslaget. För upplösning av föreningen krävs beslut på två på varandra följande årsmöten, varav minst ett ordinarie. Vid varje tillfälle krävs beslut med minst två tredjedelars majoritet av samtliga avgivna röster. Samma ordning gäller vid förslag om sammangående med annan regional GIS-förening.
15§ Jäv
Vid beslut i en fråga på ett föreningsmöte, årsmöte, i styrelsen eller inom ramen för ett förtroendeuppdrag inom föreningen, får den som har ett personligt intresse av ekonomiskt eller liknande slag i frågan inte delta. Detsamma gäller den som är närstående till någon som har ett sådant intresse. Detta hindrar inte att någon röstar vid personval.
Personuppgiftsbehandling för GIS i Uppsala län
Föreningens behandling av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Då föreningen är en juridisk person är det föreningen som är personuppgiftsansvarig. Det är föreningens styrelse som ansvarar för att föreningen följer lagen.
Vad räknas som personuppgifter?
Personuppgifter är information som direkt eller indirekt kan kopplas till en individ. Detta inkluderar exempelvis namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer och fotografier. Behandling av personuppgifter innefattar alla typer av åtgärder som kan utföras med dessa uppgifter, såsom insamling, registrering, lagring och radering.
Syfte och ändamål med behandlingen
Föreningen behandlar endast personuppgifter för specifika och uttryckliga ändamål. Dessa syften inkluderar administration av medlemsregister, hantering av faktureringsuppgifter, planering och administration av föreningens aktiviteter samt utskick av information till medlemmarna. Personuppgifter delas inte med tredje part utan ditt uttryckliga samtycke, förutom där lagstiftning kräver det.
Dina rättigheter
Du har följande rättigheter enligt gällande personuppgiftslagstiftning:
Tillgång till dina personuppgifter: Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter som föreningen behandlar om dig.
Rättelse av felaktiga uppgifter: Om du upptäcker att dina uppgifter är felaktiga eller ofullständiga, har du rätt att få dessa korrigerade.
Radering av personuppgifter: Du kan begära att få dina personuppgifter raderade om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för, eller om du återkallar ditt samtycke till behandlingen.
Information om lagringstid: Du har rätt att veta hur länge föreningen kommer att lagra dina personuppgifter.
Klagomål: Om du anser att föreningen behandlar dina personuppgifter i strid med GDPR, har du rätt att lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Kontakt och hantering av förfrågningar
Om du har frågor kring hur dina personuppgifter behandlas eller vill utöva dina rättigheter, vänligen kontakta styrelsen. I vissa fall kan vi inte tillmötesgå en begäran om till exempel radering eller begränsning om vi är skyldiga enligt lag att spara uppgifterna. Vi kan komma att begära ytterligare information från dig om det behövs för att säkerställa att det är du och inte någon annan som försöker få tillgång till eller kontroll över dina personuppgifter.
Lagring och radering av personuppgifter
Dina personuppgifter kommer att raderas när de inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in, eller när föreningen inte längre är skyldig enligt lag att lagra uppgifterna. Detta kan exempelvis gälla faktureringsinformation eller uppgifter som behövs för bokföringsändamål.
Läs mer om hur föreningen hanterar personuppgifter i Registerförteckning – behandling av personuppgifter inom GIS-föreningen i Uppsala län.